Hotel: dhoma, PMS dhe shërbimi ndaj mysafirëve

Vertikalja «hotel» e shndërron menugo.al në një mini-PMS mbi të njëjtin motor porosish, skemë sallash dhe rezervimesh si te restoranti: kate në vend të sallave, dhoma dhe shtretër në vend të tavolinave, folio në vend të faturës së njëhershme. Ky nuk është një produkt i veçantë, por një profil cilësimesh të lokacionit — kur lloji i institucionit është «hotel», paneli admin ndërron vetë terminologjinë dhe hap seksionet e nevojshme.

Hapet: Paneli admin → Dhomat (i njëjti seksion si «Skema e sallës» te restoranti — admin.menugo.al/tables, riemërtuar për hotelin).

Katet dhe dhomat

Redaktori i skemës funksionon si zakonisht (Skema e sallës), vetëm se sallat quhen kate, dhe në vend të tavolinave — elementet «Dhomë» dhe «Shtrat» (për hostele dhe dhoma të përbashkëta gjumi). Çdo dhomë ka një etiketë (numërim që fillon nga 101), dhe, si te tavolina, mund t'i lidhet një kod QR me kamera.

Nuk është e detyrueshme t'i krijoni dhomat një nga një — butoni «+ Shto dhoma» hap formularin e krijimit masiv: diapazoni (p.sh. 201–230), prefiks opsional, parashikim i menjëhershëm «do të krijohen N · kate M», rreshti me numrat që ekzistojnë tashmë dhe do të kalohen. I njëjti hap është i disponueshëm direkt në asistentin e onboarding-ut kur zgjidhet vertikalja «hotel».

QR-i i dhomës lidhet me butonin «Krijo QR dhe lidh» në kartën e dhomës (ose masivisht — me një buton për të gjithë katin) dhe nga i njëjti vend shkarkohet SVG-ja për printim.

Llojet e dhomave dhe tarifat

Butoni «Llojet e dhomave» hap katalogun: emri (Standard/Deluxe/…), tarifa për natë, kapaciteti, përshkrimi. Lloji i caktohet dhomës ose shtratit në panelin e vetive në skemë — tarifa prej andej vendoset automatikisht në formularin e regjistrimit (check-in) (mund të mbivendoset manualisht për një ardhje konkrete).

Tarifat mbështesin sezonalitetin: për llojin e dhomës ose për të gjitha dhomat njëherësh vendosen periudha me çmim të veçantë; gjatë regjistrimit sistemi zbaton rregullin më specifik (sezoni i llojit konkret → sezoni «të gjitha» → tarifa e fiksuar për datën e ardhjes → tarifa bazë e llojit), ndërsa çmimi manual i vendosur në pritje ka gjithmonë përparësi.

Në cilësimet e lokacionit mund të aktivizohet taksa turistike — përqindje e tarifës me shumë minimale për natë, ose shumë fikse për natë; taksa llogaritet në folio si rresht i veçantë.

Check-in dhe check-out

Paneli i dhomave — bordi i housekeeping-ut: një kartë për çdo dhomë me statusin, bilancin e folios dhe numrin e netëve. Statusi i dhomës kalon nëpër zinxhirin:

Check-in-i hap formularin: tarifa (e para-plotësuar nga lloji i dhomës), data e nisjes, dhe karta e mysafirit — telefon, e-mail, dokument, shtetësi, datëlindje. Nëse mysafiri ka qëndruar edhe më parë (përputhje sipas telefonit/e-mailit të normalizuar), sistemi shfaq etiketën «mysafir i rregullt» dhe rrit numëruesin e vizitave. Gjatë check-in-it hapet folio dhe krijohet një porosi QR e dhomës, e disponueshme.

Check-out-i mbyll folion: të gjitha ngarkesat përmblidhen në një faturë fiskale të vetme, dhoma kalon në statusin «E papastruar».

Përveç bordit ditor, ka edhe një grafik rezervimesh (kalendar 21-ditor) — një çelës kalimi pamjeje në të njëjtën faqe: shirita rezervimesh dhe ardhjesh aktuale sipas dhomave, shihet paraprakisht çfarë është e lirë dhe kur vjen mysafiri i ardhshëm.

Folio dhe ngarkesat

Folio — llogaria personale e dhomës, hapet në check-in dhe qëndron aktive deri në check-out:

• çdo natë automatikisht (cron nate rreth orës 03:00 sipas zonës kohore të lokacionit) ngarkohet tarifa e qëndrimit — qëndrimi shumëditor grumbullohet vetvetiu, pa veprime manuale;
• ngarkohet taksa turistike, nëse është e aktivizuar;
• porositë e bëra nga mysafiri prej dhome (room service) shkojnë automatikisht në folio — lidhja bëhet në server në momentin kur porosia kalon në statusin «e bërë», punonjësi nuk ka nevojë të lidhë asgjë me dorë;
• balanca e folios shihet në POS te skeda e folios POS dhe në kartën e dhomës në bord.

Në check-out folio mbyllet me një sinjal të vetëm shlyerjeje — fatura fiskale përmbledhëse formohet automatikisht.

Room service — porosia e mysafirit përmes QR

Mysafiri skanon QR-in në dhomë dhe porosit nga menuja njësoj si në një tavolinë restoranti. Dy rregulla të serverit mbrojnë nga porositë «në boshllëk»:

• porosia nga një dhomë e pazënë bllokohet — nëse për QR-in e dhomës nuk ka ende check-in të hapur, porosia anulohet automatikisht me arsyen «dhoma nuk është e zënë», dhe mysafiri sheh një paralajmërim në checkout ende para dërgimit të porosisë;
• gjatë krijimit të porosisë në një dhomë të zënë është e disponueshme mënyra e pagesës «Në llogari të dhomës» — shuma shtohet në folio dhe paguhet në checkout bashkë me gjithë qëndrimin; mysafiri sheh tekstin e pëlqimit me shumën e saktë dhe numrin e dhomës para konfirmimit.

Kërkesat e mysafirit dhe paneli i pastrimit

Përveç porosisë së ushqimit, mysafiri ka një buton të veçantë kërkesash shërbimi (në shportë/menu të QR-kodit të dhomës): peshqirë, pastrim, mos shqetëso, zgjim (me zgjedhje ore), problem teknik, tjetër. Kërkesa i nënshtrohet gjithashtu gejtit të regjistrimit — nga një dhomë e lirë nuk mund të bëhet.

Në anën e stafit — paneli «Kërkesat e mysafirëve» në bordin e dhomave: numëruesi i kërkesave aktive te karta e dhomës, lista me tipin/komentin/orën e zgjimit, veprimet «Në punë» dhe «Gati». Përditësimet vijnë në kohë reale.

«Llogaria ime» te mysafiri

Në menunë e mysafirit (pika e cilësimeve pranë rezervimit dhe thirrjes së personelit) ka «Llogaria ime» — mysafiri sheh listën e ngarkesave (sipas kohës rënëse) dhe të pagesave për folion e vet dhe balancën përfundimtare, pa pasur nevojë të kontaktojë personelin e institucionit. Para check-in-it shfaqet një gjendje bosh («llogaria do të shfaqet pas check-in-it»), pas shlyerjes — shënimi «E paguar».

Rezervimet dhe eksporti iCal në OTA

Përveç check-in-it të menjëhershëm, hoteli ka rezervime të plota me data ardhjeje/nisjeje — ato shihen në grafikun e rezervimeve si shirita të veçantë dhe kthehen në check-in me një veprim të vetëm, në datën e ardhjes.

Nga sajti i lokalit, mysafiri mund të lërë një kërkesë për rezervim dhome: zgjedh llojin e dhomës dhe datat, lë një kontakt — kërkesa shfaqet në grafikun e rezervimeve si një rezervim i zakonshëm dhe pret konfirmimin nga stafi; parapagesa në këtë hap nuk mblidhet.

Për sinkronizim me kanalet e rezervimit, çdo dhomë ka një feed iCal (ical-*.ics) — lidhjen mund ta shtoni si kalendar në Booking.com, Airbnb ose çdo shërbim tjetër që mbështet importin iCal, për të parë zënien e dhomës nga jashtë. Sinkronizimi i kundërt (importimi i kalendarëve të tjerë në grafikun e rezervimeve) nuk mbështetet ende — kjo është një temë e veçantë e menaxherit të kanaleve, që nuk përfshihet në funksionalitetin aktual.

Në bordin e dhomave ka një skedë me raporte të ngarkesës (Occupancy), çmimit mesatar (ADR) dhe të ardhurave për dhomë (RevPAR) për periudhën — një përmbledhje për vlerësim të shpejtë të mbushjes.

Seksione të lidhura

• Skema e sallës — editori i përgjithshëm i kateve/dhomave, lidhja me QR
• Rezervimet e tavolinave — i njëjti mekanizëm rezervimi, i aplikuar te tavolinat
• POS — skedat e folios në POS
• Punonjësit dhe turnet — detyrat e pastrimit dhe caktimi i ekzekutuesve
• Rezervimet për shërbime — logjikë e ngjashme rezervimi për sallonet e bukurisë

Pyetje të shpeshta

Çfarë ndodh nëse mysafiri porosit nga një dhomë ku ende nuk është vendosur askush?

Porosia anulohet automatikisht me shënimin «dhoma nuk është e zënë» — serveri kontrollon statusin e check-in-it për çdo porosi nga QR-i i dhomës, pavarësisht nga ajo që shfaq klienti.

Si paguan mysafiri për room service — menjëherë apo në checkout?

Ka zgjedhje: pagesë e zakonshme (cash/kartë në vend) ose «Në llogari të dhomës» — atëherë shuma futet në folio dhe zbritet me një faturë të vetme në checkout, bashkë me gjithë qëndrimin.

A mund të sinkronizohet kalendari i dhomës me Booking.com?

Po, përmes lidhjes iCal të dhomës — zënia shihet nga jashtë. Importimi i rezervimeve nga shërbimet e jashtme mbrapsht në grafikun e dhomave ende nuk është realizuar.

Çfarë bën cron-i i natës dhe a mund të mos priset?

Ai automatikisht ngarkon pagesën për natën e jetuar në folio-n e çdo dhome të zënë — nuk ka nevojë të niset manualisht, ngarkimi bëhet sipas zonës kohore të lokacionit.