Regjistri i takimeve

Regjistri i takimeve — ekrani i punës për sallonet e bukurisë (dhe shërbime të tjera me takim). Ky është një rrjet ditor: sipas kolonave — specialistët, vertikalisht — koha. Këtu krijoni takime për shërbime, i zhvendosni ato dhe i menaxhoni sipas statuseve.

Hapni: Paneli i administratorit → Takimet (admin.menugo.al).

Rrjeti ditor#

Në krye ndodhet paneli i ditës me butonat sot / dita e mëparshme / dita tjetër. Nën çdo specialist ndodhet kolona e tij me takimet sipas orarit; për takimet pa specialist të caktuar ekziston një kolonë e veçantë «Pa specialist». Rrjeti përditësohet automatikisht: takimi i rezervuar nga një klient ose koleg shfaqet në të pa qenë nevoja të rifreskohet faqja.

Regjistri i specialistëve#

Butoni «Specialistët» hap regjistrin e specialistëve. Specialisti është një punonjës nga regjistri i përgjithshëm i stafit me rolin e specialistit; krijimi i një identifikimi (login) për të nuk është i detyrueshëm — mund të shtoni një «punonjës-burim», i cili ekziston vetëm si kolonë në orar. Për çdo specialist:

• Emri;
• Ngjyra — me të cilën dallohen rezervimet e tij në rrjetë;
• Aktiv — nëse merr pjesë në orar;
• Shërbimet — çfarë shërbimesh kryen (të gjitha ose të zgjedhura);
• Orari i punës — orët e punës sipas ditëve të javës; dita pa shenjë konsiderohet ditë pushimi;
• Pushimet ditore — dreka dhe pushime të ngjashme, ato hiqen nga çdo ditë pune;
• Pushimet dhe raporti mjekësor — periudhat e datave gjatë të cilave specialisti nuk është i disponueshëm, me një shënim opsional;
• Ditët specifike — përjashtim për një datë konkrete: ta bëni ditë pushimi ose të caktoni orë të veçanta. Dita specifike ka përparësi ndaj orarit javor — me të rregullohet «këtë të shtunë punojmë deri në orën 15:00» pa ndryshuar orarin përfundimisht.

Orari, pushimet dhe lejet vlejnë jo vetëm në ditarin e rezervimeve, por edhe në rezervimet online: këto orë thjesht nuk i ofrohen klientit.

Nëse nuk keni ende specialistë, shtoni të parin — pa ta nuk mund të plotësohet rrjeta.

Takim i ri#

Butoni «Takim i ri» hap formularin:

• Klienti dhe telefoni;
• Shërbimi (nga lista) dhe kohëzgjatja e tij në minuta;
• Specialisti;
• Data dhe ora;
• Komenti.

Pas ruajtjes, takimi shfaqet në rrjetë në kolonën e specialistit. Ditari nuk do të lejojë regjistrimin «në boshllëk»: nëse ora është jashtë orarit të regjistrimeve të lokacionit ose specialisti nuk punon në atë kohë, formulari do t'ju njoftojë qartë për këtë.

Statuset e vizitës#

Duke hapur takimin, ju e kaloni atë nëpër statuse:

Veprimet (konfirmo / «Në karrige» / përfundo / mosparaqitje / anulo / riprogramo) ndryshojnë statusin drejtpërdrejt në kartelën e takimit. Riprogramimi ruan depozitën e paguar tashmë — klienti nuk ka nevojë të paguajë përsëri.

Depozita dhe tarifa për mosparaqitje#

Një problem klasik i salloneve është «u regjistrua dhe nuk erdhi». Kundër kësaj ekziston pagesa paraprake: në dritaren «Cilësimet e rezervimit» aktivizohet blloku «Politika e depozitës»:

• çelësi «kërko depozitë gjatë rezervimit online»;
• shuma — si përqindje e çmimit të shërbimit ose si shumë fikse (për një shërbim specifik mund të caktoni kushtin tuaj);
• anulim falas N orë para vizitës.

Si funksionon kjo në praktikë:

• klienti gjatë rezervimit online sheh shumën dhe kushtet, orari rezervohet për një kohë të kufizuar deri në pagesë; nëse nuk paguan — rezervimi anulohet automatikisht me shënimin «depozita nuk u pagua në kohë», dhe orari kthehet sërish në dispozicion;
• statusi i depozitës është i dukshëm në kartelën e rezervimit: e paguar, në pritje të pagesës, e rimbursuar, e humbur;
• nëse klienti e anulon në kohë — paratë kthehen automatikisht; nëse e anulon vonë ose nuk paraqitet — depozita mbahet dhe regjistri shfaq një njoftim për këtë;
• ndryshimi i orarit të rezervimit nuk e anulon depozitën.

Depozita kërkon procesim të lidhur të pagesave online. Një mekanizëm i ngjashëm, por i konfigurueshëm në mënyrë më fleksibël, ekziston për rezervimet e tavolinave — shih Rezervimet e tavolinave.

Rezervimi online nga klienti#

Klienti mund të rezervohet vetë — shërbimi → specialisti → orari i lirë → kontaktet:

• në vitrinën tuaj;
• në faqen tuaj të internetit — me widget-in «Rezervimi online», shih Faqja ime. Widget-i shfaqet kur në menu ka të paktën një artikull me llojin «Shërbim»;
• në Telegram — mini-aplikacioni i rezervimeve në bot-in tuaj.

Të gjitha rezervimet, pavarësisht nga vijnë, përfundojnë në të njëjtin regjistër.

Koha e lirë llogaritet sipas orarit të specialistit, pushimeve të tij, lejeve dhe ditëve specifike, kohëzgjatjes së shërbimit (plus koha shtesë për pastrimin e vendit të punës, nëse është caktuar te shërbimi) dhe kohës tashmë të zënë. Korniza e përgjithshme për të gjithë lokacionin — ikona e rrotëzës së cilësimeve të seksionit në regjistër, dritarja «Cilësimet e rezervimit», blloku «Orari i rezervimeve online».

Për vetë shërbimin në seksionin «Menu», mund të caktoni jo vetëm kohëzgjatjen: kohën shtesë pas vizitës, sa klientë pranon njëkohësisht, për cilët specialistë është i disponueshëm dhe kushtet individuale të depozitës.

Nëse gjithçka është e zënë, klienti mund të klikojë «Më njofto nëse lirohet» — dhe do të marrë një njoftim kur të hapet një dritare kohore (përfshirë rastet kur ajo lirohet për shkak të depozitës së papapaguar në kohë).

Mbishkrimin «Ju jeni regjistruar» klienti e sheh vetëm pasi rezervimi të jetë krijuar me të vërtetë. Nëse gjatë atyre sekondave që po plotësonte kontaktet orari është zënë, klienti do të marrë një refuzim të qartë dhe orari do të përditësohet menjëherë — sistemi nuk do të lejojë dy klientë në të njëjtën kohë te i njëjti specialist. Kur klienti nuk zgjedh vetë specialistin, caktohet automatikisht ai që është i lirë gjatë krijimit të rezervimit.

Nëse konfirmimi vonohet për ndonjë arsye, në vend të «Ju jeni regjistruar» klienti do të shohë «Konfirmimi nuk ka mbërritur ende, lokali do t'ju kontaktojë». Një rezervim i tillë zakonisht gjithsesi mbërrin në regjistër — kontrollojeni atë dhe telefonojini klientit përsëri.

Çfarë merr mysafiri menjëherë pas rezervimit#

Në ekranin e konfirmimit — numri i rezervimit, dhe pranë tij, në varësi të vendndodhjes suaj:

• 🔔 Kujtesat në Telegram — butoni të çon te boti juaj (shfaqet nëse boti është i lidhur);
• Menaxho rezervimin — lidhje te faqja e zhvendosjes dhe anulimit;
• Shto në kalendar — ngjarje për kalendarin e telefonit ose të kompjuterit;
• letër në e-mail — nëse mysafiri la adresën.

Menaxhimi i rezervimit përmes linkut#

Linku «Menaxho rezervimin» hap një faqe të veçantë. Mysafiri nuk ka nevojë për llogari personale, fjalëkalim apo aplikacion — mjafton vetë linku; ai vjen gjithashtu në emailin e konfirmimit.

Në këtë faqe mysafiri mund të:

• shikojë shërbimin, specialistin, datën dhe orën;
• ndryshojë orarin e rezervimit në një kohë tjetër të lirë;
• anulojë rezervimin;
• paguajë depozitën, nëse kërkohet (për rezervimet nga widget-i në faqen tuaj të internetit, ky është i vetmi vend pagese);
• aktivizojë kujtesat në Telegram.

Ndryshimi i orarit dhe anulimi shfaqen menjëherë në regjistër — nuk ka nevojë të konfirmohen veçmas.

⚠️ Linku është vetë çelësi i rezervimit: personi të cilit mysafiri ia përcjell atë, do të mund të ndryshojë orarin ose të anulojë vizitën gjithashtu.

Email konfirmimi#

Në formularin e rezervimit ekziston një fushë opsionale e-mail. Nëse klienti e lë adresën — menjëherë pas konfirmimit i dërgohet një email: shërbimi, data dhe ora (në zonën kohore të lokalit), kohëzgjatja, adresa e lokalit, numri i rezervimit dhe butoni «Menaxho rezervimin». Nëse nuk e lë — thjesht nuk dërgohet asgjë, kjo nuk ndikon aspak në vetë rezervimin.

Email-i nuk dërgohet nëse rezervimi është krijuar nga administratori në ditar, nëse sistemi e ka refuzuar rezervimin ose nëse për shërbimin kërkohet depozitë dhe ajo nuk është paguar ende. Një përpjekje e përsëritur nga klienti nuk gjeneron një email të dytë.

Email-et mbërrijnë në tetë gjuhë të sistemit të rezervimit — anglisht, rusisht, gjeorgjisht, turqisht, shqip, gjermanisht, ukrainisht dhe armenisht; gjuha përzgjidhet sipas asaj në të cilën klienti ka kryer rezervimin, ndërsa për gjuhët e tjera email-i do të jetë në anglisht.

Brezi orar i lokalit#

Ora kudo është ora e lokalit, jo ora e pajisjes së mysafirit. Mysafiri nga një brez tjetër sheh pranë zgjedhjes së orës shënimin «ora e lokalit (Asia/Tbilisi)», ndërsa në letër — rreshtin «Ora është dhënë në brezin orar të lokalit». Në të njëjtin brez llogariten tabela e ditarit dhe kujtesat.

Brezi merret nga cilësimet e vendndodhjes — seksioni «Vendndodhjet», fusha e brezit orar. Kontrollojeni para se të ndizni regjistrimin online: sidomos nëse llogarinë nuk e keni hapur nga vendi juaj.

Kujtesat në Telegram#

Nëse lokacioni ka të lidhur një bot në Telegram, klienti që ka bërë rezervim përmes tij merr:

• konfirmimin e rezervimit, si dhe mesazhe për shtyrje dhe anulim;
• kujtesë 24 orë dhe 2 orë para vizitës me butonat «Do të vij» dhe «Anulo» — klikimi ndryshon menjëherë statusin e rezervimit në regjistër.

Pronari dhe administratori marrin njoftime për rezervimet e reja dhe anulimet në bisedën e tyre — një bllok i veçantë cilësimesh «Njoftimet për pronarin».

Koha në të gjitha mesazhet shfaqet në zonën kohore të lokacionit.

Anulimi përmes butonit në bot merr parasysh depozitën: nëse klienti anulon brenda dritares së anulimit falas, paratë kthehen automatikisht dhe boti e njofton për këtë («depozita kthehet në të njëjtën kartë»); nëse dritarja ka kaluar — njofton se depozita është mbajtur. Rimbursimi manual mbetet vetëm për rastet kur kthimi automatik nuk ka funksionuar — atëherë boti do ta paralajmërojë sinqerisht klientin se lokali do të lidhet me të.

Nga erdhën rezervimet#

Për rezervimet që mysafiri i ka bërë përmes widget-it në faqen tuaj të internetit, në regjistër shfaqet ikona 🌐 me shënimin «Nga uebsajti» — duket menjëherë nëse kanali po funksionon apo jo.

Butoni «🌐 Widget në uebsajt» hap hinkën e widget-it për 7, 30 ose 90 ditë:

Veçmas shfaqen «Ora u zë gjatë zgjedhjes» (rezervime të humbura — një arsye për të shtuar një specialist ose për të shkurtuar hapat), defektet teknike, sa mysafirë panë kërkesën për depozitë dhe sa pritën për të, sa aktivizuan kujtesat në Telegram dhe e shtuan vizitën në kalendar, si dhe gjuhët në të cilat është hapur widget-i. Këta janë vetëm numërues: nuk përmbajnë të dhëna personale të mysafirëve.

Abonimet#

Butoni «🎟️ Abonimet» hap paketat e shërbimeve: ju përshkruani një plan-shabllon («10 prerje flokësh», «pa limit për një muaj»), lëshoni abonimin për një klient specifik, dhe vizitat zbriten prej tij sipas frekuentimeve. Mbështetet gjithashtu edhe rinovimi periodik me debitim automatik.

Seksione të lidhura#

• Faqja ime — widget regjistrimi online për faqen e jashtme
• Telegram — lidhja e bot-it
• Punonjësit dhe turnet — regjistrimi i orarit të punës së stafit
• Vizitorët e rregullt — historia e klientëve
• Rezervimi i tavolinave — logjikë e ngjashme rezervimi për restorante

Pyetjet e shpeshta#

Çfarë të bëni me një takim pa specialist?#

Ai shkon në kolonën «Pa specialist» — caktoni specialistin më vonë duke hapur takimin.

Nga vijnë shërbimet në formular?#

Nga katalogu juaj i shërbimeve; për secilin është caktuar një kohëzgjatje, e cila plotësohet automatikisht në takim.

Si të shënohet që klienti nuk u paraqit?#

Në kartën e takimit zgjidhni veprimin «Mosparaqitje» — statusi do të regjistrohet si no-show. Nëse për takimin është paguar një depozitë dhe është aktivizuar mbajtja e saj, ajo do të mbahet në favor të biznesit, për të cilën regjistri do t'ju njoftojë menjëherë.

A mund të rezervojnë dy klientë në të njëjtën kohë te i njëjti specialist?#

Jo. Koha rezervohet për takimin në momentin e krijimit: klienti i dytë do të refuzohet dhe do të shohë rrjetin e përditësuar me oraret e lira.

Si të bllokohet një ditë ose një pjesë e ditës për një specialist?#

Dreka dhe dritaret e ngjashme — «Pushimet ditore» në kartën e specialistit, datë e veçantë — «Ditë individuale» (ditë pushimi ose orare të posaçme për këtë ditë), periudha të gjata — «Pushime dhe leje mjekësore». Për të bllokuar oraret për të gjithë lokacionin, ndryshoni «Orari i rezervimeve online» te cilësimet e rezervimit.

Klienti u regjistrua, por emaili nuk erdhi#

Kontrolloni nëse ka lënë e-mail: fusha është opsionale. Nuk dërgohen emaile për takimet e krijuara në regjistër nga administratori dhe për depozitat e papaguara. Nëse adresa ishte vendosur — kërkojini klientit të kontrollojë dosjen «Spam».

Klienti është në një zonë tjetër kohore — cilën orë zgjedh ai?#

Kohën e biznesit. Pranë zgjedhjes së orës, widget tregon zonën kohore, kështu që «14:00» nënkupton saktësisht ora 14:00 te ju, dhe jo te klienti.